Hat Ihr Unternehmen Projektsteuerungssoftware implementiert, stößt aber weiterhin auf Herausforderungen wie geringe Nutzerakzeptanz, inkonsistentes Reporting, unzuverlässige Daten oder begrenzte Transparenz über Ihre Projekte? Dann ist dieses Whitepaper genau das Richtige für Sie.

Dieses Whitepaper ist besonders wertvoll für Projektmanager, PMO-Manager, Leiter der Projektsteuerung und Portfoliomanager, die den Schritt von der Softwareimplementierung zu echter, nachhaltiger Wirkung vollziehen möchten.

Nach der Einführung arbeiten die Teams oft so weiter wie bisher. Die Software wird hauptsächlich als Erfassungsinstrument genutzt, während sich die Arbeitsweise kaum ändert. Darüber hinaus fehlt es oft an Standardisierung, die Disziplinen arbeiten in Silos und die Governance ist unklar. Das Ergebnis ist, dass die erwartete Wirkung ausbleibt und es sich anfühlt, als würde man ein weiteres Tool kaufen, das keine wirklichen Ergebnisse bringt. Projektsteuerung schafft erst dann echten Mehrwert, wenn sie frühzeitige Erkenntnisse liefert, die Entscheidungsfindung unterstützt und rechtzeitiges Gegensteuern ermöglicht.

Die geringe Nutzerakzeptanz ist häufig darauf zurückzuführen, dass Teams vor allem die Funktionen nutzen, die sie aus ihrer bisherigen Arbeitsweise bereits kennen. Funktionen für Risikoanalysen, Szenarioanalysen und erweiterte Dashboards bleiben dagegen oft ungenutzt. Ohne klare Prozesse, Rollen und Governance werden zusätzliche Funktionen schnell als zusätzliche Komplexität wahrgenommen. Um die Nutzerakzeptanz zu erhöhen, sollten Sie mit den Grundlagen beginnen, Verbesserungen schrittweise umsetzen und die Teams intensiv durch den Veränderungsprozess begleiten.

Standardisierung ist für die Steuerung auf Portfolioebene und den Vergleich von Projekten unerlässlich. Beginnen Sie mit der Definition standardisierter Projektstrukturen (WBS), Vorlagen und eines einheitlichen Risikoprozesses. Etablieren Sie Standard-KPIs und Dashboards für die Projektsteuerung sowie feste Reportingzyklen und einen klar definierten Eskalationsprozess. Solange jedes Projekt seine eigene Sprache spricht, bleibt es schwierig, Prioritäten zu setzen und Projekte vorhersehbar zu steuern.

Beratung hilft, alle Softwareoptionen in eine Arbeitsweise zu verwandeln, die zu Ihrer Organisation und Ihrem Reifegrad passt. Berater unterstützen dabei, die gewünschte Arbeitsweise zu schärfen, das Zielbild zu definieren und die Software so einzurichten, dass sie zur Arbeitsweise passt. Darüber hinaus helfen sie, konkrete Verbesserungsschritte zu definieren und die Teams in die Veränderung einzubeziehen, so dass Sie schneller Ergebnisse erzielen können.

Governance stellt sicher, dass Projektsteuerung nicht nur Informationen liefert, sondern auch eine tatsächliche Steuerung ermöglicht. Definieren Sie genau, welche Reports es gibt, wer diese analysiert, welche Entscheidungen daraus abgeleitet werden, welche Toleranzgrenzen akzeptabel sind und wann eine Eskalation erforderlich ist.

Wenn Dashboards vorhanden sind, daraus jedoch keine Entscheidungen abgeleitet werden, fehlt es an wirksamer Governance.

Ein schrittweiser Ansatz ist besser, da Unternehmen sonst zu viel auf einmal wollen, was zu Widerstand bei den Mitarbeitern führt. Beginnen Sie mit den Grundlagen: Planung, Definitionen und Datenqualität. Verbessern Sie sich Schritt für Schritt und gehen Sie dann zu fortgeschritteneren Methoden über. Wählen Sie z. B. ein Pilotprojekt oder einen Schwerpunktbereich, um schnell zu verstehen, was in der Praxis funktioniert, ohne dabei die gesamte Organisation auszubremsen. So vermeiden Sie, dass die Weiterentwicklung von den Mitarbeitern lediglich als zusätzliche Anforderung wahrgenommen wird.